CDIFLEX recrute pour un de ses client, une Chargé de Voyage en enrteprise, pour un CDI.

Vos missions principales

  • Administration et conformité des missions
  • Création et gestion des ordres de mission dans le respect de la réglementation
  • Constitution des dossiers administratifs réglementaires : déclarations Urssaf/CPAM, demandes d’autorisations (zones à risque), attestations diverses Instruction et suivi des demandes de visa (eVisa, visa papier, visa de travail)
  • Contrôle de la validité des documents officiels : passeports, CNI, carnets de vaccination Planification des rendez-vous administratifs nécessaires

Gestion administrative et comptable

  • Création et mise à jour des profils voyageurs dans les systèmes d’information Intégration et mise à jour des données dans les bases RH et comptables
  • Alimentation du tableau de suivi des missions (calcul des primes, codification comptable)
  • Vérification et validation de la facturation fournisseurs
  • Production de reportings mensuels d’activité (statistiques missions, nuitées, astreintes)

Coordination logistique et achats

  • Recherche et comparaison des solutions de transport et d’hébergement
  • Réservation des prestations : billets (train, avion), hôtels, véhicules, transferts
  • Gestion administrative des modifications et annulations
  • Application de la politique voyages de l’entreprise

Relations fournisseurs et coordination

  • Interface avec l’agence de voyages partenaire et les prestataires
  • Coordination avec les entreprises sous-traitantes
  • Support administratif ponctuel au pôle assistanat et aux équipes projets

Profil recherché Formation :

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 minimum en gestion administrative, assistanat ou équivalent et possédez une Expérience de 2 ans minimum en gestion administrative de déplacements professionnels

Compétences Administratives Et Organisationnelles

  • Rigueur dans le traitement des dossiers administratifs et le respect des procédures
  • Maîtrise des circuits de validation et de la conformité réglementaire
  • Gestion des priorités et des délais contraints (urgences, modifications de dernière minute)
  • Capacité d’anticipation (événements perturbateurs, échéances administratives)
  • Excellente maîtrise du Pack Office, particulièrement Excel (tableaux de bord, reporting)
  • Utilisation d’outils de réservation en ligne et logiciels de gestion

Compétences Relationnelles

  • Sens du service et qualités relationnelles (collaborateurs, fournisseurs, sous-traitants)
  • Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents services
  • Diplomatie et gestion des situations de stress

Langues

  • Anglais niveau B1 requis :
    • À l’oral : accueil de visiteurs anglophones, transfert d’appels
    • À l’écrit : rédaction de courriels, compréhension de documents légaux

Statut : ETAM (rémunération horaire + RTT) . Salaire entre 14€/16€ pour 169h. Horaire variable pour 39h hebdomadaire avec présence obligatoire : arrivée entre 7h30/9h puis 11h30/14h et 16h/19h.

  • 3 modes de restaurations subventionnés (au choix) + boissons chaudes gratuites
  • Mutuelle & Prévoyance
  • Prime d’intéressement
  • Compte Epargne Temps
  • Prise en charge des abonnements transport en commun
  • Comité Social et Economique dynamique